LE CARRE MAGIQUE UNIVERSEL.

 

Quand j’ai pris la direction de cette entreprise, le nombre d’informations, d’engagements que je prenais, de tâches qu’il fallait entreprendre dépassait largement les capacités de ma mémoire, il me manquait quelques téraoctets dans mon disque dur interne. D’autre part j’avais trop souvent remarqué que les gens non fiables, qui promettent des tas de trucs et oublient aussitôt, sont une plaie dans la vie professionnelle (la vie pas professionnelle aussi).

 Aussi ai-je acheté un petit carnet à anneaux avec une belle couverture en faux lézard, et « inventé » le carré magique, en me doutant bien que c’était si simple et efficace que bien d’autres personnes avaient dû l’inventer avant moi sous une forme ou une autre.

 

On marque la date, le lieu, et ensuite chaque ligne commence par un petit carré suivi d’une date (S53 ou 0230, pour semaine 53 ou 30 février) et d’un nom ou des initiales de la personne, et enfin en quelques mots la tache à réaliser, suivant le code ci-joint. En haut de la page à droite un carré qui sera barré quand toutes les tâches de la page seront réalisées. On pourra alors la ranger dans les archives et la remplacer par une vierge. Aujourd’hui les jeunes pourront remplacer ça par une appli sur leur Smartphone, ça ne change pas le principe.

 

C’est un peu embêtant au début mais c’est tellement efficace qu’on en devient accro.
J'ai gardé mon carnet pendant 25 ans et ne l'ai quitté que le jour de la retraite.

Ensuite le carré magique s’est naturellement appliqué à la plupart des documents de l’entreprise.

L’utilisation du carré magique n’est en rien obligatoire, bien d’autres procédés peuvent convenir, c’est la fiabilité qui est obligatoire. Ne pas être fiable et ne pas utiliser de procédé pour le devenir, c’est ça qui n’est pas acceptable.

Lors d’une réunion, lorsqu’un participant ne prend pas note sur ce à quoi il s’engage, je sais qu’il ne le fera pas, si il le note sur un cahier ou une feuille volante, j’ai des doutes, et si il utilise un code magique alors j’ai confiance.


LA RÉUNION

Une réunion doit être rapide et efficace, et le carré magique y jouera un rôle essentiel :

1-revue de la réunion précédente.

2-transmissions d’informations.

3-échanges d’avis sur des décisions à prendre.

4-prises de décision : qui fait quoi quand comment.

Le secrétaire de séance fait un compte rendu de chaque décision précédée d’un carré magique. Ainsi à la réunion suivante la revue de réunion consistera à vérifier que chacune des décisions à été mise en œuvre par la personne prévue dans les délais prévus, qui peut ainsi rendre compte de la façon dont ça s’est passé.
Celui qui n’a pas préparé la réunion ou pas fait le job se sent très mal.


LE DOSSIER COMMANDE CLIENT.

Le document ci-joint est une chemise cartonnée qui recevra tous les documents nécessaires au traitement d’une commande client. Un petit coup d’œil suffira à vous convaincre de la complexité de la chose, et encore il ne s’agit que d’un produit standard. Il y a toutes les informations à remplir, plus la liste des documents nécessaires, et les carrés magiques. Carré barré = le document est présent dans la chemise, avec une croix = le document est présent et vérifié comme complet et conforme. Carré avec un rond = le document n’est pas nécessaire dans ce cas particulier. Un carré barré en haut à droite =  le dossier est complet et vérifié.
Ainsi il n’est pas possible de se tromper, l’erreur est interdite et on gagne beaucoup de temps et de sérénité.

 

Ce n’est qu’un exemple, tout doit être traité de la même façon, rendre l’erreur impossible, simplement, facilement sans se poser de question.

 

 

(Cliquez dans l'image pour l'agrandir.)

 


L'ANNEXE DE L'AGENDA.

Tout le monde a un agenda, j'ajoute au RdV un signe me montrant que pour ce rendez vous il existe des documents ou une convocation.

Ces documents sont rangés dans des chemises transparentes utilisées à l'envers, et portent au feutre rouge gras la date en haut à droite (0230 signifie 30 février pour pouvoir les classer pas ordre chronologique). Un nouveau document viendra s'insérer au bon endroit, pour que le prochain rendez vous soit toujours sur le dessus.

Tous ces petits détails peuvent vous sembler puériles, mais c'est comme ça qu'on crée petit à petit une organisation totalement fiable, simple et qu'on pourra ainsi se préoccuper des taches importantes. Ce ne sont que des exemples qui montrent que tout peut être simplifié et fiabilisé.

Si vous ne voulez pas perdre 2 secondes pour en gagner 20 alors passez votre chemin, vous enchainerez les catastrophes.